Khi giám đốc “làm tất ăn cả”

Thành lập công ty TNHH vào đầu năm 2022 với số vốn khiêm tốn từ khoản tích lũy cá nhân, anh Tùng bắt đầu hành trình khởi nghiệp bằng chính niềm đam mê làm đồ gỗ thủ công. Sản phẩm đầu tiên là những bộ quà tặng làm từ gỗ tái chế – hướng đến thị trường doanh nghiệp.

Vấn đề là: Làm ra sản phẩm thì dễ, nhưng bán được lại là chuyện khác. Không tiền thuê nhân sự, anh Tùng kiêm luôn vai trò của cả một phòng kinh doanh: Từ tìm kiếm khách hàng, nhắn tin fanpage, viết nội dung quảng bá, chốt đơn, đến gọi điện hậu mãi. Có hôm, anh phải giao hàng lúc trưa nắng, rồi quay về in hóa đơn, gói hàng cho đơn tiếp theo, trong khi điện thoại vẫn reo liên tục với các tin nhắn hỏi giá.

Anh từng nghĩ rằng tự tay làm mọi thứ là cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí và kiểm soát chất lượng. Nhưng thực tế dần chứng minh điều ngược lại.

Thời gian đầu, việc có vài đơn mỗi tuần vẫn nằm trong khả năng xử lý. Tuy nhiên, sau một bài đăng viral trên mạng xã hội, lượng khách tăng gấp ba, rồi gấp năm. Anh Tùng mừng vì sản phẩm được đón nhận, nhưng cũng bắt đầu rơi vào vòng xoáy không kiểm soát: nhầm đơn, giao trễ, quên báo giá, gửi sai mẫu...

Đặc biệt trong dịp lễ, có tuần anh ngủ không quá 3 tiếng mỗi đêm. Vừa gói hàng, vừa soạn email, vừa phải trả lời tin nhắn từ hàng chục khách. Việc không có ai phụ trách khiến những sai sót nhỏ tích tụ, dẫn đến hậu quả lớn: mất khách, giảm uy tín, thậm chí có người lên mạng tố “phục vụ kém”.

“Mỗi lần thấy khách không hài lòng, tôi đều rất áy náy. Nhưng thực sự tôi không còn thời gian, cũng không còn sức để xoay xở”, anh Tùng chia sẻ.

Không có nhân sự thay thế, anh Tùng gần như không thể ngưng hoạt động dù chỉ một ngày. Những dịp lễ, Tết đáng lẽ là thời gian nghỉ ngơi lại trở thành mùa cao điểm nhất. Có lần anh bị cảm nặng, sốt gần 40 độ, vẫn phải dậy để gọi lại cho khách vì sợ... “họ chuyển sang chỗ khác”.

Chiếc điện thoại trở thành vật bất ly thân. Mỗi lần tắt tiếng là một lần đánh cược. Đã có lúc, anh vừa chạy xe giao hàng vừa tranh thủ trả lời khách trên tin nhắn thoại. Cảm giác mệt mỏi kéo dài nhưng không dám than. Vì nếu không có anh, công ty sẽ không vận hành nổi.

Anh từng tin rằng: “Chỉ cần cố thêm một chút, mọi thứ sẽ vào guồng”. Nhưng rồi nhận ra: chính sự cố gắng ấy đang kìm chân doanh nghiệp lại.

Tư duy lớn là bài học đắt giá nhất

Phải mất gần hai năm, anh Tùng mới chấp nhận rằng: Không thể gồng gánh mãi bằng một người duy nhất. Bước đầu tiên là thuê một sinh viên part-time để phụ trách trả lời khách trên fanpage. Sau đó là một bạn hỗ trợ đóng gói, rồi một cộng tác viên nhập liệu đơn hàng.

Điều ngạc nhiên là: Chỉ sau một tháng, anh đã có thời gian để nhìn lại cách tổ chức công việc. Anh bắt đầu hệ thống hóa quy trình bán hàng, phân loại khách theo nhóm tiềm năng, lên kế hoạch nội dung định kỳ thay vì viết theo cảm hứng. Những lỗi sai vặt giảm hẳn, khách hàng quay lại nhiều hơn và anh có thể… ngủ đủ 6 tiếng một ngày.

“Chi phí tăng lên, nhưng hiệu quả cũng tăng. Lúc trước, mỗi đơn tôi phải chăm từng tí, giờ có hệ thống thì mọi thứ tự trôi. Doanh thu đều, tinh thần cũng nhẹ hơn”, anh nói.

Trải qua hành trình làm tất cả rồi học cách buông bớt, anh Tùng đúc kết: Vấn đề của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không phải ở sản phẩm hay thị trường, mà là ở tư duy của người sáng lập. Việc ôm đồm, không dám đầu tư nhân lực hay hệ thống hóa khiến công ty mãi chỉ quẩn quanh ở quy mô “cá nhân mở rộng”.

“Đôi khi, chính chúng ta giới hạn sự phát triển của công ty vì ngại thay đổi. Tôi từng nghĩ rằng chỉ cần mình siêng là đủ. Nhưng rõ ràng, công việc không thể lớn nếu cứ làm theo bản năng”, anh chia sẻ.

Hiện tại, công ty của anh Tùng đã có 6 nhân sự cố định và 3 cộng tác viên bán thời gian. Anh không còn là người chốt từng đơn, mà chuyển sang làm chiến lược – xây dựng thương hiệu, mở rộng kênh phân phối và kết nối với khách hàng doanh nghiệp. Cũng chính vì “buông” bớt, anh mới có thời gian ngẫm lại hành trình vừa qua của mình như một cách để nhắc nhở những người mới bắt đầu: Đừng cố làm một mình quá lâu.