Trao đổi với phóng viên Tạp chí điện tử Kinh tế Chứng khoán Việt Nam, ông Trần Văn Hải - chuyên gia Tư vấn kế toán Thuế doanh nghiệp cho rằng, khái niệm “hai sổ kế toán” không còn xa lạ, nhưng cách hiểu và nhận diện hiện tượng này trong bối cảnh hiện nay cần được nhìn nhận thận trọng hơn.

Chuyên gia Trần Văn Hải: Khái niệm “hai sổ kế toán” thường được sử dụng trong thực tiễn để chỉ việc tồn tại nhiều hệ thống dữ liệu kế toán song song trong cùng một doanh nghiệp. Tuy nhiên, cần hiểu một cách thận trọng rằng không phải mọi trường hợp có nhiều hệ thống dữ liệu đều mang cùng một bản chất.

Trong nhiều doanh nghiệp, việc xây dựng các hệ thống dữ liệu khác nhau để phục vụ quản trị nội bộ, kiểm soát vận hành hoặc phân tích kinh doanh là nhu cầu thực tế. Những hệ thống này có thể được thiết kế với mục tiêu khác nhau và mức độ chi tiết khác nhau.

Vấn đề phát sinh khi các hệ thống này không được xây dựng trên cùng một chuẩn dữ liệu hoặc thiếu cơ chế đối chiếu, kiểm soát xuyên suốt. Khi đó, cùng một hoạt động kinh doanh có thể được phản ánh khác nhau tùy theo mục đích sử dụng dữ liệu. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, điều này có thể dẫn đến chênh lệch giữa dữ liệu nội bộ và dữ liệu được sử dụng để kê khai.

Ở quy mô nhỏ, những khác biệt này có thể mang tính kỹ thuật. Tuy nhiên, khi kéo dài và tích lũy theo thời gian, nó có thể trở thành vấn đề liên quan đến tính minh bạch và kỷ luật tài chính.

Chuyên gia Trần Văn Hải: Có thể thấy nguyên nhân nằm ở cách tổ chức và vận hành hệ thống dữ liệu. Trong một số mô hình, dữ liệu không đi theo một dòng xuyên suốt, mà được xử lý qua nhiều lớp trước khi trở thành số liệu chính thức.

Nếu các hệ thống này không được kết nối đồng bộ, hoặc vẫn tồn tại các khâu xử lý thủ công, việc đối chiếu sẽ gặp khó khăn. Khi mỗi hệ thống phục vụ một mục tiêu riêng nhưng thiếu cơ chế kiểm tra chéo, những sai lệch nhỏ có thể phát sinh mà không được nhận diện ngay.

Theo thời gian, các sai lệch này có thể tích lũy và chỉ bộc lộ khi có sự rà soát tổng thể. Đây cũng là lý do vì sao trong nhiều trường hợp, vấn đề chỉ được phát hiện khi quy mô đã đủ lớn.

Ngoài ra, phương thức quản lý hiện nay vẫn chủ yếu mang tính hậu kiểm. Điều này có nghĩa là việc kiểm tra thường diễn ra sau khi dữ liệu đã được tổng hợp. Trong điều kiện đó, nếu không có hệ thống phân tích dữ liệu đủ mạnh hoặc cơ chế giám sát theo thời gian thực, việc phát hiện sớm các chênh lệch là không đơn giản.

Không thể phủ nhận trong thực tế có những trường hợp “hai sổ” không chỉ xuất phát từ hạn chế kỹ thuật hay quản trị dữ liệu, mà là hành vi có chủ đích. Khi đó, các hệ thống số liệu được thiết kế hoặc điều chỉnh nhằm phục vụ những mục tiêu riêng, chẳng hạn như giảm nghĩa vụ thuế, làm đẹp báo cáo tài chính để tiếp cận vốn, hoặc che giấu các giao dịch không minh bạch.

Tuy nhiên, theo tôi, cần nhìn nhận rõ rằng đây là hành vi tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn. Khi dữ liệu giữa các hệ thống không nhất quán và bị phát hiện qua đối chiếu, kiểm toán hoặc thanh tra, doanh nghiệp có thể đối mặt với các chế tài nghiêm khắc, không chỉ về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và khả năng hoạt động lâu dài.

Ở góc độ quản trị hiện đại, xu hướng là tăng cường kết nối dữ liệu, đối chiếu chéo và minh bạch hóa theo thời gian thực. Điều này khiến việc cố tình duy trì “hai sổ” ngày càng khó che giấu.

Chuyên gia Trần Văn Hải: Ở góc độ tổng thể, điều quan trọng nhất là thiết lập một hệ thống dữ liệu thống nhất, trong đó các nguồn thông tin được kết nối và có thể đối chiếu chéo.

Đối với cơ quan quản lý, việc tăng cường liên thông dữ liệu giữa các hệ thống như bán hàng, kế toán và kê khai thuế sẽ giúp nâng cao khả năng giám sát. Khi dữ liệu được ghi nhận theo thời gian thực và có thể kiểm tra chéo, việc phát hiện những điểm bất thường sẽ trở nên chủ động hơn.

Bên cạnh đó, xu hướng quản lý dựa trên phân tích rủi ro cũng cần được đẩy mạnh. Thay vì kiểm tra diện rộng, việc tập trung vào các dấu hiệu bất thường trong dữ liệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả và giảm áp lực cho doanh nghiệp tuân thủ tốt.

Về phía doanh nghiệp, cần nhìn nhận lại cách tổ chức hệ thống kế toán. Khi tồn tại nhiều lớp dữ liệu, việc đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát xuyên suốt là yếu tố then chốt. Nếu không, chính doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động và giải trình số liệu khi cần thiết.

Trong bối cảnh hiện nay, minh bạch dữ liệu không chỉ là yêu cầu tuân thủ, mà còn là yếu tố quan trọng để nâng cao uy tín và khả năng tiếp cận nguồn vốn.